Juhid ootavad sageli, ja igati põhjendatult, et meeskond tegutseks iseseisvalt, vastutustundlikult ja proaktiivselt. Ometi näeme ikka ja jälle samu mustreid – lahendused venivad, vastutus hajub, tekivad pinged ja varjatud konfliktid ning inimesed on ärritunud ja väsinud pidevast põhjendamisest ja ülerääkimisest. Põhjuseks peetakse enamasti vähest motivatsiooni, isikuomadusi või liigset töökoormust. Kuid väga tihti on tegelikuks põhjustajaks hoopis rollide ebaselgus.

 

Miks rollide selgus peaks seisnema enamas kui ametijuhendis? 

Roll ei ole lihtsalt ametinimetus. Roll annab vastuse neljale olulisele küsimusele:

1. Mille eest mina vastutan?
2. Kus lõpeb minu vastutus ja algab kellegi teise oma?
3. Millist tegutsemist minult oodatakse?
4. Millised on minu õigused ja autonoomia?

Kui need küsimused jäävad selge vastuseta ja valitseb rollide ebaselgus, tekivad paratamatult ebakindlus ja kõhklused. Ja ebakindlus on üks peamisi ärevuse käivitajaid – ka töökeskkonnas.

 

Mis juhtub, kui meeskonnas valitseb rollide ebaselgus?

Individuaalsel tasandil:

• Inimene hakkab endalt pidevalt küsima: kas ma teen piisavalt, kas ma teen üldse õiget asja?
• Tekib hirm eksida või kellelegi „varvastele astuda“.
• Vastutust kas välditakse üldse või võetakse just liiga palju – mõlemad on kurnavad.
• Ärevus kasvab, sest ootused on arusaamatud või tunduvad pidevalt muutuvat.

Meeskonna tasandil:

• Ülesanded jäävad tegemata või tehakse hoopis topelt.
• Konfliktid tekivad eelduste, mitte faktide pinnalt; lahenduste asemel otsitakse süüdlast.
• Koostöö aeglustub, sest pidevalt tuleb üle küsida või ümber teha.
• Meeskonna energia kulub töö asemel rollidega seotud kohustuste välja selgitamisele.

Sageli ei räägita sellest otse, vaid kirjeldatakse kui „kehva kommunikatsiooni“, „pingelist õhkkonda“ või „liigset stressi“.

 

Juhi roll: luua selgus, mis vähendab ärevust meeskonnas

Juhi üks olulisemaid, kuid tihti alahinnatud ülesandeid on meeskonnas hea õhkkonna ja tugeva kultuuri ehk eeskätt psühholoogilise turvalisuse loomine. Rollide selgus on selle vundament. Kui inimene teab, mida temalt oodatakse ja mille eest ta vastutab, saab ta keskenduda tööle, mitte pidevale enese õigustamisele ja kaitsele. 

Alljärgnevad kontrollküsimused aitavad juhil kiiresti hinnata, kui selged rollid tema meeskonnas tegelikult on.

 

5 kontrollküsimust juhile: kui selged on rollid sinu meeskonnas?

1. Kas iga meeskonnaliige oskab oma rolli kirjeldada samamoodi kui sina? Kui küsid erinevatelt inimestelt, mille eest nad vastutavad, kas vastused pigem ühtivad sinu nägemusega või on sootuks erinevad?

2. Kas vastutuse piirid on selged või tekib sageli „hall ala“? Hall ala soodustab konflikte, viivitusi ja ärevust. Kui keegi ei tea, kes vastutab, ei vastuta lõpuks keegi.

3. Kas mõnede rollidega seotud ootused on ajas muutunud, kuid jäänud sõnastamata, kokku leppimata. Meeskonnad kasvavad, eesmärgid muutuvad – rollid peaksid koos sellega kasvama. Kas need muutused on ka teadlikult läbi räägitud või valitseb eeldus, et küllap inimesed teavad?

4. Kas inimesed julgevad öelda „see ei ole minu ülesanne“ ilma süütundeta? Kui ei julgeta piire seada, võetakse vastutust üle oma võimete – ja see on kiire tee läbipõlemiseni.

5. Kui kiiresti saavad uued tiimiliikmed aru, kuidas meeskond toimib? Kui uuel liikmel kulub kuid, et asjadest aru saada ja tõhusalt tööle hakata, on rollide selgus tõenäoliselt pigem vaikimisi eeldus kui teadlikult loodud süsteem.

 

Rollide selgus on ennetav töötaja vaimse tervise hoidmise meede

Ärevus ei teki tööl ainult suure töökoormuse tõttu. Väga sageli viib selleni just rollide ebaselgus – ootuste, vastutuse ja rollide osas. Juht, kes loob selgust, ei juhi ainult tulemuslikkust, vaid toetab ka oma meeskonnaliikmete vaimset tervist ja heaolu.

Kui tunned, et rollide ebaselgus ja sellega kaasnev ärevus on tuttav teema ka sinu meeskonnas, võib olla aeg hinnata meeskonna sisekliimat ja vaadata laiemalt, kuidas ärevusega töökeskkonnas üldse toime tulla.

Hea võimalus on proovida Realcoachi praktilist lähenemist töötoas “Kuidas ärevusega toime tulla?” 

Selgus rollides ei pruugi loomulikult lahendada kõiki väljakutseid, kuid ilma selguseta on üldse raske midagi lahendada.