7 kulukat, kuid välditavat viga, mida koolitust või meeskonnaüritust planeerides tehakse
Üha sagedamini tõstetakse töökuulutustes ühe pakutava hüvena esile ka niinimetatud arengupaketti ehk võimalust osaleda koolitustel, seminaridel ja konverentsidel ning ka regulaarsetel meeskonnaüritustel. Küllap tead hea juhina sinagi, et tegemist on tõepoolest olulise väärtusega, mida paljud sinu praegused või tulevased töötajad ilmselt hindavad. Kui ressursse ehk aega ja raha ning huvi oleks piiramatult, siis ei oleks sel teemal põhjust kuigivõrd pikalt peatuda. Kuna aga nii eelarve kui ka töö jaoks ettenähtud aeg ON päriselus piiratud, tasub igal juhul ka koolitusi ja muid meeskonnaüritusi planeerides pigem ikka kohe täkkesse panna. Sestap võtsime aluseks oma varasemate rollide ning praeguste klientide kogemused ja reastasime 7 levinumat viga, mida koolitusi või meeskonnaüritusi planeerides tehakse ja mis võivad ka kõige paremate kavatsuste juures siiski asjatult sinu raha raisata.
1. Ebamäärased eesmärgid ja vale koolitus
Üks levinumaid vigu on koolituse tellimine ilma selgete eesmärkideta. Näiteks võib ettevõte otsustada korraldada meeskonnakoolituse, kuid jätta täpsustamata, milliseid oskusi nad soovivad arendada või milliseid probleeme nad soovivad lahendada. Nii võib juhtuda, et tellite vale koolituse, mis ei vasta meeskonna tegelikele ootustele ega täida mingisugust eesmärki.
Näide: ettevõte X tellis kommunikatsioonikoolituse, kuid ei määratlenud, milliseid konkreetseid suhtlusoskusi nad soovisid parandada. Koolitus kujunes üldiseks ABC-ks ega vastanud kuidagigi osalejate tegelikele vajadustele. Järgmisena telliti koolitus küll õigel teemal, kuid aeg ja raha, mis esimesele korrale ja uue, sobiva koolituse leidmisele kulusid, läksid siiski raisku.
Soovitus: enne koolituse tellimist tuvastage vajadus ning sõnastage selged ja konkreetsed eesmärgid, mis vastavad ettevõtte, meeskonna või kellegi isikliku arengu vajadustele. Sinul võib juhina ju kõhutunne või eeldus olla, kuid küsi kindlasti oma meeskonnalt, mis on nende tunnetus või nägemus, milliste teemadega tegelemine meeskonnas kõige suuremat muutust paremuse poole tooks. Mõned vajaduste näited: selgus meeskonna suures eesmärgis, tagasidestamine, usaldus meeskonna liikmete vahel, arusaam, miks me peame meeskond olema, selgus rollides ja vastutusalades, juhtimise vestluste läbiviimise oskus, konfliktide lahendamise oskus jne.
2. Ebamäärane eelarve
Teine levinud viga on koolituse või meeskonnaürituse korraldamine ilma selge eelarveta. Koolitused on niikuinii üsna kulukad, kuid ilma kindlalt paika pandud ja eelnevalt kokkulepitud eelarveta võib teil tekkida ootamatuid lisakulusid või kogu asi minna maksma kaugelt rohkem kui esialgu arvasite.
Näide: ettevõtte X HR-juht ei arvestanud juhtimisoskuste koolituse tellimisel võimalusega, et koolitusel osalenud osakondade juhid soovivad jätkata koolitusel õpitu kinnitamist coachingu teel. Lõpuks sai ettevõte tervikuna küll väga palju kasu, kuid kulutati oluliselt rohkem, kui algselt tippjuhtkonna tasandil kokku oli lepitud. See tõi kaasa ebamugava lisapingutuse, et täiendav kulu põhjendada ja heakskiit saada.
Soovitus: uurige koolitajalt täpselt, mida pakutu hõlmab. Näiteks, kas hind sisaldab ruume, kohvipause, koolitusmaterjale või muid kulusid ning millised on võimalikud järeltegevused, sh põhjalikum jätkuprogramm jne.
3. Koolitaja taust ja kogemus ei sobitu ettevõtte tegevusvaldkonnaga
Tihtipeale ei ole koolituse tellijal aega ülemäära kõikvõimalikesse detailidesse süveneda ning lähtutakse suurepäraselt koostatud reklaamtekstist. Enamasti on koolitajatel ette näidata ka ridamisi positiivset tagasisidet teistelt klientidelt. Kas aga iga hea koolitaja sobib igasse ettevõttesse koolitust läbi viima?
Näide: ettevõte X soovis korraldada meeskonnale koolituse ja valis hea ja tuntud koolitaja, kelle reklaame oli sageli nii Googles kui sotsiaalmeedias näha. Koolituse käigus aga selgus, et tal puudusid igasugused kogemused ja teadmised ettevõtte X tegevusvaldkonnaga seoses. Koolituselt saadud kasu kujunes oluliselt väiksemaks, sest keeruline on tuua näiteid tegelikest olukordadest, kui pole õnnestunud nendega kokku puutuda.
Soovitus: võta aega süvenemiseks ja vali koolitus, mis vastab sinu ettevõtte või meeskonna vajadustele ja on kvaliteetne ning professionaalne. Selleks uuri enne koolituse või muu toetusmeetodi valimist põhjalikult koolitaja tausta, kogemusi ja tema kvalifikatsiooni, aga ka soovitusi. Näiteks kui soovid enda meeskonda kaasata meeskonna coachi, siis küsi, mitme meeskonnaga ta on koostööd teinud ja kui kaua need koostööd on kestnud. Selgita ka välja, milliste ettevõtete meeskondi on ta coachinud ja kaalu, kas sinu tegevusvaldkonnaga leidub mingigi kattuvus. Lisaks, on suur vahe, kas koolitaja on teinud 10 koolitust või läbinud 10ne tiimiga aastase meeskonnacoachingu teekonna (mis teeb 100 koolituspäeva). Kogemus gruppidega töötamsel ja protsesside juhtimisel on väga oluline.
4. Loengu vormis teoreetilist laadi koolitus
On väga oluline tagada koolituse ajal osalejatele võimalus kaasa mõelda ja küsimusi esitada ning olla igal võimalikul moel “käed küljes”. Lisa veel praktilised lood ja näited elust enesest ning läbimäng ja saad tõeliselt kaasahaarava aga ka kasutoova sündmuse.
Näide: ettevõte X ühe üsna eriilmelise meeskonna juht soovis parandada oma tiimi oskuseid konfliktidega toime tulla ja palus rääkima lugupeetud õppejõu, kes andis suurepärase ülevaate konfliktide tüüpidest ja tagajärgedest. Mida aga meeskond vajanuks, oli arusaam, millised on konfliktide põhjused, kuidas neid tuvastada ning mismoodi kõige tõhusamalt üht või teist konfliktsituatsiooni võimalikult väikese kahjuga lahendada. Kuna koolitus kulges teoreetilise loengu vormis, koolitaja ei toonud päriselulisi näiteid ja seoseid ega soovitanud võimalikke lahenduskäike ning osalejad ei jõudnud eriti küsimusi esitada, siis tundis suur hulk neist hiljem, et raiskasid oma aega. Lisaks sellele, et teooriat kuulates tikub uni peale, kipub suur osa kuuldust ka ühest kõrvast sisse ja teisest välja minema, ehk et kokkuvõttes ei raisanud sa mitte üksnes aega vaid ka raha, sest kasu jääb marginaalseks.
Soovitus: veendu, et suurem osa koolitusest on praktilist laadi, sest teooriat leiab nii Googlest kui raamatukogust. Aruta koolitajaga läbi olulisemaid teemasid ja võib-olla ka näidisolukordi teie meeskonnast või ettevõttest, mida ühiselt koolituse käigus adresseerida. Eriti hea, kui koolitaja on valmis paindlikkuseks ning kohandab oma eeltoodetud koolitusi just sinu meeskonna järgi. Uuri ka, ehk on ta läbi viinud veebiseminare, mida saad järele vaadata, et tema “käekirjast” paremini aru saada.
5. Kogu lugu piirdubki vaid ühe koolituse või üritusega
Üks levinud vigu koolituste või meeskonnaürituste puhul on see, et puudub järeltegevus. On uuritud ja leitud, et koolituse mõju kestab sõltuvalt inimtüübist ja teemade olulisusest kaks nädalat. Seega kui uute teadmistega praktiliselt midagi ei tee ja kohe sisse ei harjuta, siis on koolituseks kulutatu justkui maha visatud raha, sest vanad käitumismustrid on varmad naasma. Nii on su meeskond peagi tagasi oma vanas heas tuttavas mustris ja mugavustsoonis hoolimata sellest, et vahetult peale koolitust oldi pühalikult valmis uusi oskuseid rakendama.
Näide: ettevõtte X juhtkond läbis uhke nimega strateegiapäeva, mis kestis tegelikult lausa kaks päeva. Läbiviijaks oli tuntud ja tunnustatud coach ning õdusas turismitalus selgus mitmeid detaile meeskonnatöös, mida süsteemselt adresseerides võiks nõrkused tugevuseks ja isegi konkurentsieeliseks pöörata. Vahetult peale koolitust oli tõepoolest näha meeskonna dünaamika muutust positiivse suunas ja “uut hingamist”, kuid kuna tegemist oli klassikalise uue aasta alguse sündmusega “strateegia 2024”, siis jätkukohtumisi ei järgnenud ning märtsi alguseks oli kõik vanaviisi.
Soovitus: tee omalt poolt kõik, et sinu meeskond paneks õpitu ja kogetu kohe praktikasse ning hoia arengul, edusammudel ja murekohtadel järjepidevalt silma peal. Selleks sobivad hästi just iganädalased 1:1 vestlused.
6. Ebasobiv koht
Koolituse korraldamisel on oluline valida sobiv asukoht, mis vastab osalejate vajadustele ja võimaldab koolitusel sujuvalt toimuda. Paljudel juhtudel on lihtsalt väga mugav kutsuda koolitaja enda juurde ning omandada uued teadmised kõigile tuttavas ja mugavas koosolekute ruumis. Mis seal salata – see on ju ka kokkuhoid! Ja kui tegemist on ühe-kahe-kolme-tunnise koolitusega, siis ehk ongi sedasi parem. Kui aga koolitus kestab päeva või kauem, siis tasub igal juhul kaaluda igapäevasest kontorist eemale minekut. Siin on aga omad komistuskivid.
Näide: ettevõte X korraldas koolituse küll väljaspool ettevõtte ruume, kuid valis asukoha, mis oli kauge, raskesti leitav, kõhe ja mürarohke. Osalejatel oli ebamugav ja raske keskenduda ning nad olid kohalesõitmise tõttu väsinud ja mõned paraku ka “pidused”.
Soovitus: meie klientide kogemus on näidanud, et parimad tulemused saavutatakse tõepoolest siiski endale tavapärasest töökeskkonnast väljaspool. Ühe põhjusena tuuakse välja, et kontoris liigub mõte liialt kergesti oma tööülesannetele ja tekib kiusatus “korraks” oma töölaua ja -arvuti juures ära käia ning see või teine pooleliolev ülesanne ära lõpetada. Kui sul siiski õnnestub eelarves vahendeid näpistada ja sündmus kontoriruumidest väljaspool korraldada, veendu, et koht sobib ka fookuse hoidmiseks ja on üleüldiselt mugav, inspireeriv-innustav. Tavapäratu keskkond paneb meeskonnaliikmed märkamatult omavahel rohkem suhtlema, seda ka tööga mitteseotud teemadel, mis omakorda suurendab usaldust ja tugevdab kokkuvõttes ka meeskonnatunnet.
Eelpool kirjeldasime 6 levinumat viga, mida koolituse või meeskonnaürituse korraldamise või tellimise käigus tehakse. Suurim viga kõigist, ehk seitsmes, aga on üleüldse koolitustest või üritustest loobumine – isegi siis, kui on keerulised ajad. Inimesed on ettevõtte suurim vara, sest just nende kaasabil toimub väärtuse loomine välistele sihtrühmadele. Kasuta oma ressursse targasti!
Heade soovidega
Reesi
Juhtimis- ja meeskondade coach
reesi@realcoach.ee
