AHHAA: juhtimisvestlused kui organisatsiooni positiivse kultuuri ja arengu kasvulava
Coachingu maailm on ääretult lai. Peamine eesmärk on küll juhtide ja meeskondade toetamine, kuid see, millise teema valguses üks või teine sessioon kulgeb, oleneb ikka ja eranditult just coachitavatest – sellest, milles nad parasjagu enim tuge vajavad. Nii jõudsime hiljuti Ahhaa teaduskeskuse juhtkonnaga täiesti custom made töötoani, kus seadsime fookusesse juhtimisvestlused. Sisuka päeva vältel arutlesime juhtimisvestluste eesmärkide ja olulisuse, erinevate tüüpide otstarbe, ettevalmistuse ja läbiviimise üle ning jõudsime ühiselt arusaamani, et tegemist on nii juhi kui kogu organisatsiooni vaates väga olulise tööriistaga, millega oskuslikult ümber käies on võimalik märkimisväärselt rohkem saavutada.
Ahhaa teaduskeskuse juhtkonnaga läbiviidud töötoast inspireerituna panen järgnevalt kirja mõned universaalsemad soovitused, mis sobivad enamikele meeskondadele ja organisatsioonidele. Kui sinus tärkas huvi spetsiaalselt sinu organisatsiooni jaoks loodud töötoa vastu, siis võta meiega ühendust!
Niisiis, kogenud juhtimiscoachina tean hästi, kui kriitilist rolli mängivad juhtimistasandilt initsieeritud vestlused organisatsioonikultuuri kujundamisel, kasvu soodustamisel ja tulemuste saavutamisel. Ennekõike tegevjuhtidele, personalijuhtide ja meeskonnajuhtide seisukohast on mõjusate juhtimisvestluste läbiviimine hädavajalik, et tuvastada töötajate anded, jagada tagasisidet ja toetada meeskondlikke algatusi. Käesolevas loos keskendun viit tüüpi juhtimisvestlustele: arengu-, tulemus-, koostöö-, tagasiside- ja üks-ühele vestlustele ning toon välja olukorrad, millal ja mis eesmärgil üht või teist tüüpi rakendada, kirjeldan vestluse etappe ja jagan edukaks läbiviimiseks mõned soovitused.
Arenguvestlus
MILLAL JA MILLEKS
Kasutatakse enamasti selleks, et toetada töötaja professionaalset arengut ja viia vastavusse tema isiklikud (tööalased) sihid ja organisatsiooni eesmärgid.
ETAPID
- Ettevalmistus: tutvu põhjalikult töötaja tulemuste, karjääri eesmärkide ja arenguvajadustega.
- Arutelu: kasuta avatud dialoogi, et tuvastada töötaja tugevused, õppimiskohad ja ootused karjäärile.
- Eesmärkide seadmine: püstitage ühiselt SMART (selge, mõõdetav, saavutatav, asjakohane, ajaliselt määratletud) arengueesmärgid.
- Tegevuskava: leppige kokku konkreetsed sammud, vajalikud vahendid ja tugimeetmed, et püstitatud eesmärke saavutada.
SOOVITUSED ETTEVALMISTUSEKS
- Tulemusandmete kogumine: vaata hoolega läbi asjakohased tulemusnäitajad, tagasiside ja hinnangud.
- Soodusta usaldust: loo toetav keskkond, mis võimaldab avatud suhtlust ja ausat tagasisidestamist.
- Peenhäälesta arenguplaan: kohanda arengueesmärgid vastavalt töötaja tugevustele, eelistustele ja karjääri eesmärkidele.
Tulemusvestlus
MILLAL JA MILLEKS
Viiakse läbi perioodiliselt, et hinnata töötaja tulemusi vastavalt eelnevalt kokkulepitud eesmärkidele, tunnustada saavutuste eest ja tegeleda takistustega ning seada uued sihid järgnevaks perioodiks.
ETAPID
- Ettevalmistus: vaata üle tulemusmõõdikud, eesmärgid ja tagasiside, mis on eelmisest tulemusvestlusest alates kogutud.
- Hinnang: hinda töötulemusi vastavalt eeldefineeritud kriteeriumidele, saavutustele ja arengukohtadele.
- Tagasiside: jaga konstruktiivset tagasisidet, tunnusta saavutusi ja arutle arendamist vajavate aspektide üle.
- Eesmärkide püstitamine: seadke ühiselt uued selged tulemuseesmärgid ja sõnastage ootused eelseisvaks perioodiks.
SOOVITUSED ETTEVALMISTUSEKS
- Kogu tulemusandmeid: talleta täpsed andmed saavutustest, väljakutsetest ja arenguvajadustest.
- Harjuta aktiivset kuulamist: kuula osavõtlikult töötaja seisukohti, muresid ja ootuseid.
- Ole selge: too selgeid näiteid ja praktilisi soovitusi, et tulemusi parandada.
Koostöövestlus
MILLAL JA MILLEKS
Kasutatakse selleks, et soodustada koostööd, meeskonnatööd ja tõhusat kommunikatsiooni meeskondade sees või vahel.
ETAPID
- Ettevalmistus: sõnasta vestluse vajadus ja eesmärgid, sh potentsiaalsed koostöökohad.
- Arutelu: soodusta avatud dialoogi, et tuvastada koostöö võimalused, jagada arusaamu ja tegeleda väljakutsetega.
- Kokkulepped: püüelge üksmeele suunas, mis puudutab ühiseid algatusi, rolle, vastutust ja ajaraami.
- Follow-up: sea sisse mehhanismid pidevaks regulaarseks suhtluseks, edusammude jälgimiseks ja esilekerkivate probleemidega tegelemiseks.
SOOVITUSED ETTEVALMISTUSEKS
- Tuvasta ühised eesmärgid: selgita välja ühised eesmärgid, mida just koostöö abil saavutada.
- Soodusta kaasamist: julgusta kõiki liikmeid panustama ja loo toetav õhkkond.
- Defineeri selged ootused: täpsusta rollid, ülesanded ja vastutus, et tagada eesmärgipärasus ja pühendumine.
Tagasisidevestlus
MILLAL JA MILLEKS
Viiakse läbi, et anda ajakohast ja konstruktiivset tagasisidet tulemuste, käitumise või konkreetsete projektide kohta. Loe lähemalt ühe suurepärase tagasisidestamise tööriista kohta.
ETAPID
- Ettevalmistus: kogu asjakohast tagasisidet, vaatlusandmeid ja näiteid, et oma tähelepanekuid tõendada.
- Tagasisidestamine: anna tagasisidet esimesel sobival hetkel austaval ja konstruktiivsel viisil, keskendudes konkreetsetele käitumisviisidele või tulemustele.
- Arutelu: julgusta avatud dialoogi, aktiivset kuulamist ja vastastikust mõistmist.
- Tegevuskava: sõnastage ühiselt reaalsed sammud, et tulemusi parandada ja jooksvalt toeks olla.
SOOVITUSED ETTEVALMISTUSEKS
- Ole konkreetne: too selgeid näiteid ja kirjelda olukordi, et oma tagasisidet põhjendada.
- Keskendu käitumisele: räägi pigem käitumisest mitte isikuomadustest ja iseloomust.
- Ole toetav: paku ressursse, juhtnööre ja tuge, et soodustada kasvu ja arengut.
Üks-ühele vestlus
MILLAL JA MILLEKS
Viiakse läbi regulaarselt, et olla kursis üksteise tegemistega ja saada kindlus, et liikumine toimub õiges ehk eesmärkide suunas, lisaks annab see võimaluse luua usaldust, tegeleda individuaalsete murekohtadega ja pakkuda personaalset tuge.
ETAPID
- Ettevalmistus: sõnasta kava, eesmärgid, teemad, mis tulenevad töötaja isiklikust vajadusest ja prioriteetidest.
- Kontakti loomine: alusta vestlust vabas vormis “small-talkiga”, et luua side ja mugav õhkkond.
- Arutelu: rääkige töötaja ootustest karjäärile, väljakutsetest, töö- ja eraelu tasakaalust ning tööalasest arengust.
- Tegevuskava: püstitage ühiselt eesmärgid, leppige kokku sammud ja vajalik tugi.
SOOVITUSED ETTEVALMISTUSEKS
- Kohanda vestluse kava: loo kava vastavalt töötaja vajadustele, eelistustele ja tema karjääri eesmärkide.
- Harjuta aktiivset kuulamist: kuula osavõtlikult, esita avatud küsimusi ja ole empaatiline.
- Loo usaldus: loo usalduslik keskkond avatud ja ausaks dialoogiks, austa konfidentsiaalsust ja privaatsust.
Erinevat tüüpi juhtimisvestluste oskuslik läbiviimine on niisiis kriitilise tähtsusega, et oma organisatsioonis toetada töötajate arengut, parandada tulemusi, edendada koostööd ning soodustada positiivset, austavat ja avatud kultuuri. Mõistes, millal ja kuidas igat tüüpi vestlust kasutada ning järgides vastavaid etappe ja ettevalmistust, saad kasvatada oma efektiivsust juhina ning lood tugevamad, ühtsemad ja edukamad meeskonnad. Pea kindlasti meeles, et tulemuslik juhtimine algab tähendusrikkast kontaktist, selgest ja konstruktiivsest tagasisidest ning igakülgsest toetusest.
Kui sul tekkis loetu põhjal küsimusi, soovid rohkem meeskonna coachingu kohta teada saada või hoopis oma meeskonnale custom made töötuba tellida, võta meiega julgelt ühendust! Alustada võid ka meeskonna tulemuslikkuse kiirkontrollist.
Heade soovidega
Katrin
katrin@realcoach.ee
